Podstawą prawną pozyskania informacji niezbędnych do dokonania oceny odpowiedniości kandydata stanowi art. 22aa ust. 11 ustawy Prawo bankowe. Przepis ten uprawnia bank do żądania od kandydata na stanowisko członka zarządu lub rady nadzorczej banku przedłożenia takich informacji, a kandydat jest zobowiązany wskazane informacje przedłożyć (w przytoczonym przepisie szczegółowo zakreślono ich zakres).

Zgodnie z art. 22aa ust. 11 pkt 2 ustawy Prawo bankowe, kandydat na stanowisko członka zarządu lub rady nadzorczej banku zobowiązany jest do przedłożenia informacji niezbędnych do oceny spełniania przez niego wymogów odpowiedniości.

W zakresie oceny rękojmi należytego wykonywania powierzonych obowiązków, informacje te dotyczą m.in.:

• sankcji administracyjnych nałożonych na inne podmioty w związku z zakresem odpowiedzialności kandydata;
• sposobu działania kandydata w życiu, środowisku i kontaktach zawodowych;

tj. odnoszą się również do pracy kandydata w poprzednich miejscach zatrudnienia oraz ewentualnych nieprawidłowości z tym związanych.

Bank dokonuje oceny wyłącznie na podstawie posiadanej wiedzy. Może się zdarzyć, że z przyczyn od siebie niezależnych (np. ograniczeń związanych z ustawową ochroną informacji, czyli tajemnic prawnie chronionych) nie będzie miał dostępu do pełnej wiedzy o kandydacie.

UKNF dysponuje szerokim zakresem informacji (także gromadzonych w ramach nadzoru bieżącego). Ponadto posiada uprawnienia do ich pozyskiwania od innych podmiotów oraz instytucji. W takim wypadku organ nadzoru poinformuje w stosownej formie o posiadaniu informacji, o których mowa powyżej.

UKNF udostępnia bankowi wszystkie informacje dotyczące osoby podlegającej ocenie, o ile nie są one objęte ochroną prawną np. tajemnicą przedsiębiorstwa, zawodową lub niejawną. Organ nadzoru zdaje sobie sprawę z ograniczeń wynikających z powyższego, limitowanego dostępu banku do informacji. Jest to jednak dość powszechne zjawisko, także w praktyce innych nadzorów.

Nie. Ocena dotycząca zmian w składzie organów w sytuacjach takich jak rezygnacja, powołanie na nową kadencję, zmiana zakresu odpowiedzialności (ocena pierwotna ex post) oraz ocena członków zarządu i rady nadzorczej dokonywana w sytuacji wystąpienia zdarzenia wywołującego konieczność dokonania oceny odpowiedniości (ocena wtórna), polega na weryfikacji przez UKNF otrzymanych informacji w toku bieżącego nadzoru.

Jedynie w przypadku, w którym powołanie danej osoby na stanowisko wymaga uzyskania uprzedniej zgody KNF wydanej w formie decyzji administracyjnej (ocena pierwotna ex ante) dokonuje się to w ramach postępowania administracyjnego.

UKNF dąży do tego, aby weryfikacja ocen odpowiedniości odbywała się w jak najkrótszym czasie. Proces oceny i weryfikacji informacji jest jednak wieloaspektowy i złożony, co przekłada się na czas trwania tego procesu. Praktyka pokazuje, że w przypadku podmiotów o wyższym profilu ryzyka lub znajdujących się trudniejszej sytuacji, np. prowadzących działania naprawcze, proces oceny odpowiedniości trwa zwykle dłużej. Środowisko decyzyjne jest wówczas bardziej skomplikowane, a potrzeby banku w zakresie zapewnienia właściwych kompetencji i doświadczenia są wyższe. Większa jest także waga reputacyjna wydawanej autoryzacji.

Stosowanie przez podmioty nadzorowane Metodyki i załączonych do niej formularzy przekłada się na lepsze przygotowanie i na wyższą jakość składanej dokumentacji, a przez to także na przyspieszenie procesów oceny odpowiedniości przez KNF.

Spotkania z osobami ocenianymi organizowane są tylko w określonych przypadkach.

W praktyce przeprowadzane są one w procesach oceny pierwotnej ex ante (wnioskowe), w szczególności w odniesieniu do kandydatów na stanowiska członków zarządu nadzorujących zarządzanie ryzykiem istotnym w działalności banku. Celem takich spotkań jest weryfikacja stopnia rozpoznania przez osobę ocenianą sytuacji banku i/lub posiadanej przez nią wiedzy i umiejętności. W trakcie spotkania nie jest dokonywana weryfikacja doświadczenia danej osoby – jest to  kompetencja weryfikowana formalnie, poprzez analizę dokumentów przedłożonych przez bank oraz informacji posiadanych przez UKNF z urzędu.

W przypadku powoływania lub powierzania funkcji członka zarządu za zgodą Komisji Nadzoru Finansowego (ocena ex ante – wnioskowa) kandydat do czasu uzyskania zgody KNF nie powinien pełnić funkcji, która ma być objęta zgodą. Zgoda KNF ma charakter uprzedni. 

W pozostałych przypadkach ocena banku powinna być dokonana zanim stanowisko lub funkcja zostaną objęte. Jeżeli nie jest to możliwe, oceny należy dokonać bezzwłocznie, a w każdym przypadku nie później, niż przed upływem czterech tygodni od dnia objęcia funkcji lub stanowiska.

Skutki dla osoby ocenianej:

• w przypadku oceny pierwotnej ex ante osoba, której KNF odmówiła wyrażenia zgody na powołanie, nie może pełnić funkcji, na którą była kandydatem,
• w przypadku negatywnego wyniku oceny pierwotnej ex post lub oceny wtórnej, osoba podlegająca ocenie (uznana za nieodpowiednią), jeżeli nie zakłóca to ciągłości działania banku, powinna niezwłocznie przestać pełnić funkcję. Zgodnie z art. 22d ust. 1 ustawy Prawo bankowe, w przypadku gdy członek rady nadzorczej lub zarządu banku (…) nie spełnia wymogów określonych w art. 22aa, KNF może wystąpić do właściwego organu banku (…) z wnioskiem o jego odwołanie albo, w drodze decyzji, odwołać członka rady nadzorczej lub zarządu danego podmiotu. Ponadto na podstawie art. 22d ust. 2 ustawy Prawo bankowe KNF może zawiesić w czynnościach członka rady nadzorczej lub zarządu banku, (…) o którym mowa w ust. 1, do czasu podjęcia przez właściwy organ banku, (…) uchwały w sprawie wniosku o jego odwołanie. 

Skutki dla banku:

• konieczność zapewnienia prowadzonej działalności zgodnie z prawem i niezwłocznego odsunięcia osoby ocenionej jako nieodpowiedniej do pełnienia funkcji,
• konieczność zapewnienia ciągłości funkcjonowania w przypadku wakatu na danym stanowisku (np. powierzenie nadzoru nad zarządzaniem ryzykiem istotnym w działalności banku zarządowi działającemu kolegialnie, do czasu uzyskania wymaganej zgody KNF; powierzenie jednemu z członków zarządu kierowania pracami zarządu, do czasu uzyskania wymaganej zgody KNF na powołanie prezesa zarządu), 
• konieczność zastąpienia osoby ocenionej przez KNF jako nieodpowiedniej na danym stanowisku osobą spełniającą warunek odpowiedniości.

Metodyka wraz z załączonymi formularzami zawiera kompletny zestaw wymogów regulacyjnych wobec osób wchodzących w skład organów zarządzających oraz nadzorujących banku. Stanowi ona przewodnik dla podmiotów nadzorowanych w zakresie wymogów regulacyjnych obowiązujących na rynku finansowym. Wymogi te powinny być przede wszystkim uwzględniane w wewnętrznych procesach oceny odpowiedniości.

UKNF zachęca do wykorzystania załączonych do Metodyki formularzy w procesach oceny odpowiedniości dokonywanej przez bank, zwłaszcza, że stosowanie Metodyki i załączonych do niej formularzy przyczynia się do przyspieszenia procesów oceny odpowiedniości dokonywanych przez organ nadzoru.

W UKNF proces weryfikacji oceny kandydata przeprowadzany jest przez komórki organizacyjne wchodzące w skład Pionu Nadzoru Bankowego, w porozumieniu z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu – o ile jest to uzasadnione np. z uwagi na wcześniejsze zatrudnienie kandydata.

W toku przeprowadzanej oceny UKNF może wystąpić o przekazanie dodatkowych dokumentów lub informacji, np. dokumentacji źródłowej lub bardziej szczegółowych wyjaśnień.
W przypadku procesu oceny ex ante (wymagana zgoda KNF in gremio) tryb postępowania jest determinowany reżimem kpa. Postępowanie administracyjne może zostać zakończone poprzez:

• zgodę KNF (pozytywna decyzja administracyjna),
• odmowę KNF na wyrażenie zgody na powołanie lub powierzenie funkcji (negatywna decyzja administracyjna),
• umorzenie postępowania (np. w przypadku rezygnacji kandydata lub wycofania wniosku).

Stronie postępowania (bankowi) przysługują określone w przepisach prawa środki odwoławcze od podjętej przez KNF decyzji administracyjnej. 

Weryfikacja ocen ex post oraz wtórnej następuje w mniej sformalizowanym trybie nadzoru bieżącego. Jeżeli ustalenia UKNF są analogiczne jak w przypadku oceny odpowiedniości dokonanej przez bank, a sprawa nie jest prowadzona w trybie kpa (tj. chodzi o ocenę pierwotną ex post oraz o ocenę wtórną), pozytywna informacja zwrotna zostaje przekazana bankowi w odrębnym piśmie. 

Jeżeli natomiast konkluzja UKNF z weryfikacji oceny kandydata jest odmienna od przekazanej przez bank, organ nadzoru informuje bank o konieczności uzgodnienia działań mających na celu uzupełnienie, korektę lub eliminację zastrzeżeń nadzorczych, oraz harmonogram tych działań.

Brak uzgodnienia stanowiska z Bankiem lub niewywiązanie się z przez bank z dokonanych ustaleń skutkuje przekazaniem sprawy z poziomu Urzędu na poziom KNF in gremio. Komisja podejmuje wówczas rozstrzygnięcie w zakresie ewentualnego zastosowania środków z art. 22d ustawy Prawo bankowe.